Pelaksanaan penguatan tata kelola dan akuntabilitas di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan sebagaimana yang diatur dalam Peraturan Menteri Pendidikan Dan Kebudayaan Nomor 22 Tahun 2017 mengharuskan adanya penglibatan Satuan Pengawasan Internal (SPI) di setiap unit kerja. SPI sesuai dengan peraturan memiliki tugas dan fungsi membantu Pimpinan Unit Kerja dalam melakukan pengawasan intern dengan menyelenggarakan berbagai fungsi berupa pengawasan, pengkordinasian, pendampingan dan reviu serta pemberian saran dan pengkordinasian tindak lanjut hasil pemeriksaan.
Pengawasan intern oleh SPI pada unit kerja bertujuan untuk mengendalikan kegiatan, mengamankan harta dan asset, terselenggaranya laporan keuangan yang baik, meningkatkan efektivitas dan efisiensi dan ekonomis (3E) serta mendeteksi secara dini terjadinya penyimpangan dan ketidakpatuhan terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan.
Dalam rangka mewujudkan visi Politeknik Negeri Lhokseumawe (PNL) sebagai perguruan tinggi vokasi yang Mandiri, Unggul dan Global perlu adanya penguatan pengawasan yang sistematis terhadap tata kelola dan akuntabilitas, penyelenggaraan tugas dan fungsi melalui penyusunan panduan pelaksanaan SPI dilingkungan PNL sesuai dengan Peraturan Inspektur Jenderal Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan Nomor 3205/F.F1/HK/2019 tentang Pedoman Teknis Pengawasan bagi Satuan Pengawasan Intern di Lingkungan Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan. Keberadaan unit SPI di PNL yang telah dibentuk dan berjalan hingga sekarang pertama sekali dilaksanakan sesuai dengan Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 16 Tahun 2009 tentang Satuan Pengawasan Intern di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional, yang kemudian dikeluarkan Surat Keputusan Inspektur Jenderal Kementerian Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 116/B/KP.2010 tentang Pembentukan Satuan Pengawasan Intern di Lingkungan Politeknik Negeri Lhokseumawe.
Sebagai Satuan Pengawasan Internal yang professional dan independen dalam menjalankan fungsi pengawasan dibidang non akademik, mengawal terciptanya Good University Governance (GUG) sesuai tujuan PNL yang berlandaskan ketaqwaan, integritas dan obyektivitas.
- Melaksanakan Pengawasan Internal terhadap aktivitas manajemen seluruh Unit kerja di Lingkungan PNL
- Menjadi mitra bagi Manajemen Institusi dalam memberikan niliai tambah pada proses penyelenggaraan PNL
- Membantu Direktur dalam mendapatkan penilaian yang objektif dan berkualitas atas pelaksanaan kegiatan pada seluruh unit kerja di lingkungan PNL
- Mengembangkan dan menerapkan sistem pengawasan internal yang terintegrasi dari aspek sumber daya manusia, aset dan keuangan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
- Memfasilitas tersusunnya perencanaan dan pembinaan SDM yangberkontribusi nyata dalam mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien;
- Mengoptimalkan peran dan fungsi pengawasan dalam proses pengadaanbarang dan jasa serta pengelolaan Barang Milik Negara/asset yang transparan dan akuntable;
SPI adalah unit internal yang bersifat independen dan membantu Direktur PNL dalam penerapan GUG dengan menyelenggarakan fungsi:
- Pemeriksaan/pengawasan, penilaian, penyajian, evaluasi, dan saran perbaikan untuk dapat melaksanakan tugas dan tanggungjawab sesuai dengan kebijakan yang ditentukan oleh PNL;
- Pelaksanaan analisis dan evaluasi sistem pengendalian intern pengelolaan dan pelaksanaan kegiatan pada lembaga serta memberikan saran perbaikan yang efektif;
- Pelaksanaan analisis dan evaluasi efektivitas sistem dan prosedur pada semua bagian dan unit kegiatan organisasi dalam aspek non akademik;
- Pemantauan dan pengkoordinasian tindak lanjut hasil pemeriksaan internal dan eksternal
- Pendampingan pelaksanaan audit oleh auditor eksternal agar kelancaran proses audit dapat tercapai.
Tugas dan Tanggung Jawab SPI adalah:
1. Melaksanakan pengawasan dan pemeriksaan terhadap jalannya sistem pengendalian intern pada penerapan GUG dalam penyajian penilaian sesuai ketentuan/kebijakan peraturan instansi/lembaga yang berlaku;
2. Melakukan analisis dan evaluasi terhadap efektifitas sistem dan prosedur serta rencana kerja/program kerja lembaga berikut dengan risikonya;
3. Melakukan pengawasan dan pemeriksaan atas kegiatan yang dilakukan dalam bidang Non Akademik yaitu;
- Pengelolaan Kepegawaian
- Keuangan
- BMN/PBJ
- Kegiatan non akademik lainnya.
4. Melakukan pengujian dan penilaian atas laporan berkala Unit Kerja di lingkungan PNL dalam aspek pengelolaan keuangan, SDM dan pengelolaan barang milik negara/aset;
5. Melakukan penilaian dan memastikan agar kegiatan di setiap unit kerja telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang telah ditentukan, seperti;
- Informasi penting yang terjamin keamanannya
- Fungsi pengendalian informasi dapat berjalan efektif;
- Penyajian laporan dan kegiatan-kegiatan instansi memenuhi peraturan perundang-undangan.
6. Melakukan monitoring dan evaluasi atas hasil-hasil temuan (internal dan eksternal) serta menyampaikan saran perbaikan terhadap penyelenggaraan kegiatan dan sistem/kebijakan/peraturan yang ditetapkan;
7. Melaksanakan tugas khusus dalam lingkup pengendalian intern yang ditugaskan oleh pimpinan PNL.
SPI mempunyai kewenangan dalam hal
A. Menyusun, mengubah dan melaksanakan kebijakan pengawasan internal termasuk menentukan prosedur dan lingkup pelaksanaan pekerjaan pengawasan;
B. Akses terhadap seluruh dokumen, pencatatan, personal dan fisik, informasi tempat atas objek pemeriksaan/ pengawasan yang dilaksanakan, untuk mendapatkan data dan informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas.
C. Melakukan verifikasi dan uji kehandalan terhadap informasi yang diperoleh, dalam kaitan dengan penilaian efektifitas sistem kerja.
D. Memberikan peringatan dini tentang adanya potensi kegagalan unit kerja dalam menyelenggarakan tugas dan fungsi, yang dilakukan dengan mereviu rancangan program kerja, kegiatan unit kerja dan mengontrol pelaksanaan program kerja sesuai dengan tujuan organisasi.
